BTS SAM - Session 2020 | |||
ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION | |||
Nom et prénom du candidat : | SAINDOU Chayma | ||
Numéro du candidat : | Fiche descriptive numéro : | 2 | |
Compétence visée : | Gestion des dossiers en responsabilité | ||
Intitulé de la mission : | Passer une commande de fourniture de bureaux | ||
Nom de l’organisation : | ADOC | ||
Durée et date de réalisation (1) : | 06/05/19 AU 28/06/19 (2 MOIS) | ||
Contexte international | q oui þ non | ||
Descriptif de la mission (2) | |||
Le contexte dans lequel j’ai conduit ma mission est celui de l’entreprise ADOC (Audit diagnostic organisation conseil), ADOC est un cabinet d’expertise comptable et de conseil de tout premier rang en Afrique de l’ouest .La société est inscrite a l’ordre national des expert comptables et comptable agrées au Sénégal (ONECCA). Son siège social se situe à DAKAR, elle dispose de nombreuse référence professionnelle en matière d’audit et de conseil. Le cabinet et intervenu dans plusieurs missions sur le territoire national et international, en effet, plusieurs PME et grandes entreprises ont fait confiance à ADOC pour des missions d’expertise comptable, d’audit légal et contractuel, de recouvrement de créance, de mise en place de système d’information, d’optimisation de processus. La mission présentée a été de passée une commande de fourniture de bureaux au sein de laquelle s’est déroulé mon stage de 2 mois a l’étranger. Celle-ci emploie à-peu-près 37 salariée. J’étais sous la responsabilité de l’assistante de direction qui était ma tutrice. Mon objectif : consistait à passer une commande de fourniture de bureau. Au niveau opérationnel, il s’agissait d’envoyer des devis a plusieurs fournisseur pour après les comparé, pour lancer une commande. - respecter la charte du fournisseur précédent, - Améliorée, - Et surtout au moment de la livraison s’assurer que toute la fourniture demandée était bien là et que c’est de la bonne qualité, Pour mener à bien cette mission, je disposais de moyens et de ressources : un ordinateur portable connecté à Internet, un accès au PGI et à la base de données fournisseurs ainsi que l’ancien liste des fournisseurs au-quelle le cabinet consultée avant. J’ai pris appui sur les consignes du directeur associée, puis sur les conseils du responsable du cabinet le DG avec lequel j’ai collaboré. Enfin, j’ai pu compter sur ma tutrice, l’assistante de direction administrative. Le directeur général fait toute une vérification aux niveaux des prix, il tient compte de la qualité de fourniture. Et il nous fait part de sa décision final pour pouvoir lancer la commande.
Méthodologique : cette mission a notamment été conduite en lien avec Le directeur général et le directeur associé qui intervenez au niveau de la vérification, valider certaines étapes et la secrétaire qui était également ma tutrice, a eu le rôle de me guidée à mes côtés. Une démarche préparatoire a été menée pour recenser précisément les besoins : - interrogation de la base de données des fournisseurs habituels afin de déterminer la fréquence actuelle des livraisons et d’analyser les dépenses. J’ai ensuite mené ou pris part aux activités suivantes : - j’ai d’abord fais le recensement des besoins en fourniture de bureau du personnel, -Ensuit j’ai établie une liste des besoins en fourniture de bureau, Puis envoyer la liste au fournisseur pour demander le prix et la disponibilité des produits. Après réponse du fournisseur, on soumet la liste au Directeur Général pour validation. Après lecture, le DG demande à faire une comparaison des prix des articles entre le devis précédent et le devis actuel. Après comparaison, j’ai envoyé un mail au fournisseur avec pièce jointe, le devis de la commande précédente et celui de la commande actuelle pour une demande d’explication sur la différence des prix. En réponse, le fournisseur a expliqué cette différence des prix par rapport au changement de fournisseur pour obtenir des produits de meilleure qualité. Nous avons transmis cette explication du fournisseur au DG pour son information. A partir de là, le DG a validé la commande et un mail de confirmation est envoyé au fournisseur pour qu’il procède à la livraison. Enfin, à la livraison on vérifie si la commande est bien conforme et si tous les produits (y compris la qualité et la quantité) sont bien livrés. Pour menée bien ma mission j’ai réalisée plusieurs productions: - Recensement des besoins en fourniture de bureau, - Liste de fourniture de bureau demandée, - Envoi la liste au fournisseur, - Demande de devis, - Comparaison du devis précédent et celui de la commande actuelle, - Mail fournisseur pour explication des différent prix, - Mail fournisseur confirmation de la livraison. Au niveau des résultats obtenus satisfaite car a la fin de la commande on a pu avoir une livraison demandée qui nous correspondez. Sur cella j’ai obtenu un très bon profil vis-à-vis du cabinet. Plus largement, cette mission a été l’opportunité pour moi d’obtenir une expérience plus élevée. Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités puisque j’étais responsable de son déroulement. D’abord, j’ai commencé allé voir tout les fournisseurs dont le cabinet fréquentée avant, j’ai fais un tableau sur Excel pour chaque employée, afin de voir ce que chaque employée a besoin comme fourniture de bureau. J’ai pris rendez-vous avec le DG plusieurs afin de lui faire part des prix de devis, et sa validation pour pouvoir lancée la commande. Enfin, J’ai pris contact avec plusieurs collaborateurs du cabinet afin de terminer et valider ma mission et aussi voir mon travail. Plusieurs éléments d’analyse et réflexion me semblent à retenir dans le cadre de cette mission. D’abord, celle-ci a été pour moi l’opportunité de montré mon autonomie au niveau du travail. En outre, Grâce à ce travail impliquant de passer une commande, j’ai été amené à comprendre la complémentarité des compétences entre fournisseur et un cabinet. En termes d’organisation du travail, j’ai veillé à conduire cette mission avec la plus grande autonomie possible tout en sollicitant l’accord de ma tutrice et du directeur général à chaque étape de la mission. | |||