BTS Support à l’action managériale - Session 2020 | |||
ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION | |||
Nom et prénom : | SAINDOU Chayma | ||
Numéro d’inscription : | Fiche descriptive numéro : | 1 | |
Compétence visée : | Conduire l’action administrative en appui aux membres de l’entité | ||
Intitulé de la mission : | Réponse d’un appel d’offre | ||
Nom de l’organisation : | ADOC | ||
Durée et date de réalisation 1 : | 2 mois // 06/05/19 AU 28/06/19 | ||
Contexte international | q oui q non | ||
Descriptif de la mission | |||
LE contexte dans laquelle j’ai effectué ma missions est celui du cabinet ADOC qui se trouve au point E a DAKAR dans la capital qui et en même tant la plus grande ville du Sénégal, compte une dizaine de collaborateur d’homme et femme dévouée et expérimenter. Son objectif est de réaliser des missions Audit auprès des entreprises évoluant dans le secteur privée et public. je travailler dans le service d'administration entant qu'assistante manager, j'ai pu m’intéresser au fonctionnement de cette service, il s'agit de comptabilité analytique, effectuée, contrôler, les opérations entrant et sortants. Moi j’étais a l’accueil et ma mission était de bien préparée des dossiers du cabinet pour aller les présenter a un appel d'offre, cette appel d'offre se fait si le cabinet ADOC est agrée par la structure qui a émis l'invitation. Sous la consigne du Directeur général, j'ai répondu à la lettre d'invitation pour confirmer que le cabinet va soumissionnée à l'appel d’offre. Je procéder a la préparation des offres technique et financière qui seront validée par le Directeur associée d'abord et le Directeur général, ensuite après la validation par ces dernier il mont transmit par mail les offres pour que je face une vérification des documents. Si je refais une revue cette a dire regarder la forme, la couleur de la mise en page, le vocabulaire après cela je les ai envoyée au DG pour une validation finale. Par la suite j'ai imprimée les offres selon le nombre de copie demandé par la structure qui a lancée l'appel d’offre. Puis j'ai préparé les dossiers administratifs et les enveloppes de l'offre technique et l'offre financière par la transmissions correcte des offres a la date et heure fixée par l'émetteur de l'appel d’offre. L’objectif : était de bien préparer les dossier pour qu’on gagne une meilleur offres a l’appel d’offre. - était aussi de faire tout mon possible pour qu’on gagne a cette appel d’offre avec des meilleur offres. - les bonnes pratiques selon l’organisation - gérée un appel d’offre - de voir se qu’il faut faire et ce qu’il faut éviter A ma disposition j’avais un ordinateur connecté au réseau de l’organisation, une imprimante que j’imprime les dossiers à amener pour les rendez-vous de l’appel d’offre. Pour consigne ou autre ma tutrice et celui qui se chargée avant les appels d’offre je collaborais avec eux car s’était nécessaire aux niveaux des choses confidentiel du cabinet. J’avais comme tutrice Mm Ndiomé, elle se chargée de l’accueil (secrétaire) tout ce qui arrivée passer d’abord par elle. Je me suis organiser pour remplir ma mission au niveau du temps vu que on m’avait donné un délai, du-coup chaque matin arrivée au cabinet j’ouvrée d’abord les mails pour voir si y-a pas de changement avec l’entreprise qui nous a invitée a l’appel d’offre. -Après cela je fessais ma mission par les consignes de ma tutrice au niveau des dossiers pour les apporter au rendez-vous. Pour le temps pour remplir ma mission j’ai paris beaucoup de temps vu qu’on était deux et monter la mission du coup La production : - lettre d’une manifestation d’intérêt -une lettre d’invitation -réception de l’invitation -exécution d’un marchée - dossier montée pour le marché Le résultat obtenus : le résultat obtenue après avoir réalisée cette mission a la fin j’ai pu constatée que j’ai bien apportée des informations au cabinet, j’étais aussi parfaite au niveaux De la communication avec les collègues. J’étais aussi bon car j’ai pu monter la mission d’appel d’offre sans soucis et y’avais pas Retard ni des inconvenant. Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités : afin d’effectuée cette appel d’offre j’ai préparé tout les documents possible pour la présentation du cabinet. Faire la présentation de l’entreprise devant les offreurs. Analyse et réflexion : ce travail ma apportée une grande utilité sur le professionnel et sur social, J’ai pu voir une réalité d’entreprise, j’ai puis aussi constaté un autre mode de travail Pour moi sa ma beaucoup aider surtout dans la communication car avant je ne communiquer pas beaucoup. | |||